Gestão de contratos na advocacia: o que é, suas etapas e vantagens

Boa parte do volume de trabalho de um departamento jurídico empresarial está relacionado à gestão de contratos. Apesar de muitas relações comerciais ainda serem feitas na base da palavra e da confiança, a segurança jurídica e a mitigação de riscos estão relacionadas à gestão de contratos. 

Com o objetivo de reduzir riscos, visualizar as tarefas com clareza, padronizar as ações e ter uma acompanhamento eficiente das relações de uma empresa, os departamentos jurídicos estratégicos entendem a importância do investimento em uma boa gestão de contratos. 

O que é gestão de contratos?

Muitas empresas veem a gestão de contratos como o simples acompanhamento de cada uma das etapas - criação do contrato, execução das ações estipuladas e encerramento. No entanto, um verdadeiro e eficiente processo vai além disso.

A gestão de contrato tem atividades que estão relacionadas ao monitoramento das etapas do documento, à padronização de termos, à organização de outros documentos que comprovem os cumprimentos dos atos, à visualização panorâmica dos contratos e à minimização de riscos.

O contrato oferece segurança jurídica às partes envolvidas no documento, então é importante que ele seja bem redigido, deixando regras e pedidos claros. Contratos que tenham cláusulas falhas oferecem riscos judiciais. 

Por que é importante ter uma boa gestão de contratos?

Como podemos ver, a gestão de contratos não é apenas uma atividade burocrática de acompanhamento de prazos, ela é considerada uma atividade-chave nos departamentos jurídicos das empresas. Ela é responsável pela organização do relacionamento da empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros. 

Para o desenvolvimento de uma boa gestão de contratos é necessário, além do monitoramento das etapas, a redação de documentos com minutas padronizadas e coerentes, cláusulas que garantem o cumprimento das obrigações, formas claras de cobrança de valores e penalidades alinhadas para caso de descumprimento do acordado.

Além disso, o gerenciamento dos contratos também garante a redução dos riscos à empresa, resultando em cobranças assertivas e menor perda de dinheiro em litígios desnecessários e danos por cláusulas feitas sem propósito.

O panorama completo dos contratos proporciona aos gestores uma possibilidade de acompanhamento além dos prazos e o cumprimento de  obrigações estipuladas por meio do documento. Sendo assim, uma boa gestão de contratos resulta na economia de gastos desnecessários, padronização de negociações, redução de litígios e criação de uma cultura organizacional mais forte.

Como funciona a gestão de contratos? 

O ciclo de vida de cada contrato é formado por três etapas.

• Pré-contratual 

Esta etapa é onde todo o processo começa. Nela, o departamento jurídico recebe um pedido com os detalhes do futuro contrato, podendo solicitar mais informações. Após isso, o documento é elaborado com as cláusulas discutidas, com os termos e condições, e passado para a revisão da gramática, das boas práticas contratuais e da adequação à lei.

Em seguida, inicia a fase da negociação, que costuma ser a mais longa. Nela, o documento, se necessário, é modificado, e por fim, aprovado. Lembrando que qualquer alteração deve ser repassada à parte contrária a oportunidade de se manifestar. 

• Execução

Após a aprovação, é o momento de assinatura do contrato. Nesta etapa, é importante ter a garantia de que o contrato será arquivado, organizado e encontrado para ser consultado e revisado quando necessário.

Este cuidado ajuda na etapa de execução, que está relacionada à fiscalização das obrigações contratuais. Nela os prazos são acompanhados e as garantias prestadas. Nessa etapa também, questões podem ser revistas como a forma de pagamento, cronograma e afins.

• Pós-contratual

Por fim, na última etapa, na pós-contratual, são observadas se as obrigações e compromissos foram cumpridos, bem como se há necessidade de renovação ou alteração. 

Benefícios de um sistema de gestão de contratos 

A gestão de contratos eficiente exige o uso de ferramentas tecnológicas que auxiliem os profissionais na melhor execução. Com isso, investir em automação é o caminho mais sábio. 

Pensando nisso, conheça as principais vantagens de uma gestão de contratos aliada à tecnologia. 

• Redução de riscos: a operacionalização acontece nos termos, condições, controles e políticas mais recentes;

• Economia de custos: há redução nas taxas e eliminação de renovações de serviços indesejados;

• Produtividade e eficácia operacional: um sistema de gerenciamento de contratos permite a centralização de arquivos, rastreamento de dados importantes, como datas, além de lembretes e ferramentas automatizados para que todos envolvidos no processo tenham maior controle e visibilidade;

• Visibilidade do ciclo de vida completo do contrato: a tecnologia permite a automatização e a otimização de todos os aspectos do ciclo de vida do contrato com o objetivo de aumentar a visibilidade, a conformidade e a velocidade de contratação;

• Armazenamento em nuvem: permite o melhor o desempenho dos negócios, pois desde a criação do contrato até o rastreamento, é possível ter uma visão precisa e em tempo real dos riscos e oportunidades;

• Insights valiosos: novas percepções economizam tempo e recursos, conforme ajudam na organização de tarefas de rotinas e liberam os colaboradores para atividades de planejamento.

Conclusão

Administrar contratos é um processo rotineiro nas empresas, mas não deve ser considerado simples! Se mal gerenciados, impactam negativamente na rentabilidade do negócio.

Ao automatizar a gestão de contratos, ocorre economia de tempo e dinheiro, proteção de informações sigilosas, agilização dos processos e a comunicação facilitada.

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