Régua de cobrança: como usar no controle de recebimentos

Os profissionais que atuam à frente de um negócio sabem que o mercado gera oscilações econômicas. Essas oscilações podem atingir diferentes segmentos ao mesmo tempo e, com isso, há o risco de surgir a inadimplência e o gestor precisar adotar procedimentos como a régua de cobrança. 

A estratégia auxilia na padronização da gestão de cobrança e na criação de um pacote de ações. Tais atitudes visam o acompanhamento dos débitos e o comportamento de pagamento do cliente, reduzindo a taxa de inadimplência.

O que é régua de cobrança?

Roteiro usado pelas empresas para cobrar os clientes de maneira sistemática, a régua de cobrança define datas específicas para lembrar da realização dos pagamentos. Isso significa que, por meio dela, é possível enviar lembretes, disponibilizar o meio de pagamento, informar sobre fatura atrasada, entre outros eventos importantes.

Com a régua de cobrança, é possível que a empresa planeje todos os contatos a serem realizados, combatendo a inadimplência com um processo organizado. Dessa forma, para elaborar uma régua de cobrança, o gestor precisa pensar na linha do tempo que envolve o pagamento. 

Qual é a importância do recurso para a gestão de cobrança?

O bom faturamento de uma empresa está relacionado ao fato de a receita figurar no fluxo de caixa na época prevista. Logo, se isso não acontece, há o comprometimento do pagamento das despesas, ocasionando um caixa negativo e dores de cabeça para os administradores do negócio.

A régua de cobrança, portanto, tem como principal objetivo prever, dentro do panorama de débitos, um resultado positivo de recebimentos e o efeito que cada critério provoca ao ser colocado em prática.

A ferramenta apresenta a eficácia de uma abordagem e se será preciso uma alteração no procedimento. A importância está em abastecer a equipe de cobrança com informações para que ela receba a maior quantidade de títulos devidos possível.

Como fazer uma régua de cobrança na sua empresa?

Para montar a regra de cobrança de uma empresa é preciso avaliar todo o processo de pagamento e identificar os principais pontos de comunicação com o cliente. A partir disso, é preciso definir as mensagens que serão enviadas, bem como quais serão os canais de comunicação para cada uma delas. 

De maneira geral, o envio das notificações inicia alguns dias antes da data de pagamento, é avisado sobre o dia do vencimento e, posteriormente, em caso de não pagamento, são enviadas as mensagens relatando o atraso. 

Por último, é preciso definir datas de corte para intensificar a cobrança do pagamento. De maneira geral, os clientes inadimplentes são negativados nos órgãos de proteção ao crédito, como SPC, Serasa e Boa Vista, após a dívida completar 30 dias de atraso.

Qual o passo a passo de uma régua de cobrança?

Cada empresa possui um processo único de venda e, por consequência, o processo de cobrança será único também. No entanto, o passo a passo de uma régua de cobrança pode ser o seguinte:

• Cobrança preventiva

A cobrança preventiva está relacionada ao “lembrete” de pagamento ao cliente, com o objetivo de evitar atrasos no pagamento. Com isso, suas etapas podem ser as seguintes: 

1. Emissão e envio da cobrança ao cliente;

2. Lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento;

3. Lembrete de pagamento no dia do vencimento;

4. Envio da confirmação do pagamento.

Se o cliente realizar o pagamento até a data de vencimento, a última etapa da régua de cobrança é o envio da confirmação de pagamento, para que o cliente saiba que a empresa recebeu. Entretanto, nos casos de inadimplência, é preciso incluir mais algumas etapas na régua por meio da cobrança reativa.

• Cobrança reativa

Como falamos, caso o cliente não realize o pagamento, é preciso continuar a comunicação de maneira amigável, pois pode ter acontecido algum imprevisto. Então, para a cobrança reativa, podem ser consideradas as seguintes etapas:

1. Aviso de atraso 1 dia após o vencimento;

2. Aviso de atraso 7 dias após o vencimento;

3. Aviso de atraso 14 dias após o vencimento;

4. Notificação por voz 30 dias após o vencimento;

5. Negativação do pagador 45 dias após o vencimento.

Da mesma forma que na régua de cobrança preventiva, assim que o cliente realizar o pagamento, ele deve receber uma confirmação de pagamento. Entretanto, mesmo após a notificação por voz, ele não pagou, a melhor alternativa é fazer a negativação nos órgãos de proteção ao crédito.

Quais as vantagens no processo de cobrança?

A régua de cobrança é importante para todas as empresas, independente do segmento, mas ela se torna ainda mais essencial quando o negócio se baseia em pagamentos recorrentes. Entre os benefícios que ela oferece estão:

• Recebimento facilitado

Quando a empresa entende as etapas de cobrança e notifica o cliente no momento certo, há maiores chances de receber tudo em dia. Ou seja, a régua de cobrança proporciona a facilitação do recebimento, impactando de maneira positiva as finanças da empresa.

• Melhor organização das contas

Conciliar as contas a pagar e a receber de forma que a empresa sempre tenha dinheiro em caixa é um dos maiores desafios da gestão financeira. Então, quando o processo de cobrança é eficiente, com os pagamentos feitos dentro do prazo, a empresa consegue cobrir os custos com tranquilidade. 

• Redução da inadimplência

De maneira geral, todo negócio lida com algum nível de inadimplência, mas uma boa régua de cobrança tem o poder de reduzir esse problema. As notificações antecipadas reduzem o risco do cliente esquecer de pagar, bem como, se o pagamento atrasar, são feitas várias tentativas de negociação.

Conclusão

Como podemos observar, a régua de cobrança é uma ferramenta útil e eficaz para as empresas. Desenvolvida com base nas particularidades de cada empresa e demandas específicas, a régua de cobrança possibilita a redução dos índices de inadimplência e melhora da previsibilidade dos recebimentos.

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