5 passos para fazer uma reunião produtiva
As reuniões podem, em muitos casos, acabar fazendo com que a força de trabalho das empresas perca tempo ao invés de otimizar. Por isso, para ter uma reunião produtiva é importante fazer a troca de ideias e a tomada de decisões importantes. Para isso, organização e planejamento prévios são importantes.
Reuniões são uma mania no mundo corporativo. Não raro, assuntos que seriam elucidados em uma conversa de cinco minutos no corredor do escritório se transformam em mote de uma reunião de uma hora que envolve diferentes profissionais — atrasando as ações que poderiam fazer a diferença nos resultados da empresa.
Os preciosos minutos extras tomados por reuniões, que poderiam ser mais curtas (e tão produtivas quanto), se transformam em horas desperdiçadas quando olhamos o panorama anual de uma empresa. Assim, fica claro que saber como fazer uma reunião produtiva com os colaboradores é o primeiro passo para que um gestor consiga alcançar os níveis máximos de produtividade e resultados de sua equipe.
Como organizar uma reunião produtiva?
Definir tópicos para reunião e alinhar os temas são alguns dos processos necessários durante a organização da reunião. Mas, além deles é importante:
Determinar a finalidade da reunião: os assuntos e as pautas a serem trabalhadas devem ser previamente estabelecidos, e a reunião não deve fugir do foco determinado;
Programar e administrar o tempo do debate: planejar o desenrolar da reunião e, se necessário, dividi-la em blocos certos para discutir cada assunto específico;
Evitar perder o foco nas discussões: não permitir que as pautas que devem ser discutidas sejam ignoradas em função de outros assuntos que possam surgir. O gestor pode intervir quando for necessário, mas mantendo o foco sempre;
Acompanhar os temas abordados com a ajuda de anotações abertas: quadros de anotações ou projeções podem ajudar muito em reuniões; e é importante também anotar de forma aberta os principais pontos discutidos, estimulando a memória e a participação dos envolvidos;
Ter pausas planejadas: reuniões intermináveis para decidir questões importantes não são eficientes, portanto é importante programar pausas para que seja possível recuperar as energias e clarear as ideias;
Prepare-se para colaborar 100% com a reunião: a atenção e o foco devem estar em alta durante toda a reunião para que ela seja produtiva; portanto, o gestor deve iniciar o debate com comprometimento total em achar uma solução.
Como fazer uma reunião produtiva em 5 passos?
Necessária e absolutamente essencial para a troca de ideias e a tomada de decisões importantes dentro de uma empresa, a reunião produtiva é um objetivo difícil de alcançar para muitos gerentes e executivos. Pensando nisso, confira uma série de dicas especiais para promover uma reunião produtiva na sua empresa
As reuniões produtivas facilitam a resolução de problemas e desafios e, consequentemente, proporcionam a ganha do tempo precioso para as demais tarefas serem realizadas na empresa.
O assunto deve ser previamente definido
Ter um assunto bem definido significa trazer foco para a discussão. A pauta da reunião deve ser estabelecida com antecedência, bem como a ordem de importância dos subtemas a serem trabalhados. Definir essa ordem garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos primeiro.
A equipe deve estar preparada
Os colaboradores que participarem devem saber com antecedência sobre o assunto e demais convidados, podendo se preparar para mencionar o que houver de mais relevante sobre o assunto. Portanto, é essencial que o gestor compartilhe a agenda e os participantes, de preferência no momento em que enviar o convite.
O tempo da reunião deve ser estabelecido
Definir um horário máximo para que a reunião termine, e não ocupar mais tempo que o necessário para que as decisões principais sejam tomadas é essencial. Neste item, uma pauta bem estruturada vai ajudar a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido para a reunião.
Escolha bem os participantes
Os colaboradores que não estiverem envolvidos com o assunto a ser discutido de maneira essencial não devem participar da reunião. O ideal é que cada participante tenha condição de contribuir com os temas que serão discutidos, mantendo o foco da reunião.
Fique longe de muitos detalhes
Tomadas as primeiras decisões, é importante que o gestor agende outra reunião para decidir os detalhes da operação – focando o restante do tempo no que há de mais importante a ser discutido sobre a pauta principal.
Dica Bônus: Faça uma minuta da reunião
Ao término da reunião, é importante estar claro de que há um responsável por redigir uma ata da reunião com o registro de tudo que foi discutido e os pontos de ação que deverão ser tomados na sequência do encontro, bem como os responsáveis por cada um dos pontos. Isso garante que todos estão de acordo com os temas discutidos e que haverá resultados práticos do que foi definido em grupo.
Agora que você já sabe como fazer uma reunião produtiva, lembre-se sempre de escolher bem os temas para reunião com colaboradores. Siga cada passo e consiga alcançar grandes níveis de produtividade em qualquer tipo de reunião, seja ela empresarial, administrativa ou reunião com colaboradores.
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